Abstände im Brief – Geschäftsbrief nach DIN 5008 richtig schreiben (Beispiele)

1. Warum sind Abstände im Geschäftsbrief so wichtig?

In formalen Briefen, insbesondere in Geschäftsbriefen, spielen die Abstände eine entscheidende Rolle. Sie sorgen für ein sauberes und professionelles Erscheinungsbild und verbessern die Lesbarkeit. Ein gut strukturierter Brief hilft dem Empfänger, den Inhalt schnell zu verstehen und die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu erfassen.

Die Einhaltung einfacher Gestaltungsregeln zeugt auch von der eigenen Kenntnis. 

Die DIN 5008, die Norm für formale Briefe und Geschäftsbriefe in Deutschland, gibt klare Vorgaben für die Abstände, Zeilen und Absätze in Briefen. Diese Norm stellt sicher, dass der Brief einheitlich, übersichtlich und leicht lesbar ist.

1.1. Abstände und Lesbarkeit

Der Abstand zwischen den einzelnen Elementen eines Anschreibens – sei es der Briefkopf, die Anrede oder die Absätze – beeinflusst maßgeblich die Lesbarkeit. Besonders in Geschäftsbriefen sind gut gewählte Abstände entscheidend. Sie erzeugen ein strukturiertes Schriftbild und unterstützen den Lesefluss.

Ein Brief mit zu engen Abständen wirkt unübersichtlich, während zu große Abstände den Eindruck erwecken können, dass der Brief unfertig oder inhaltlich leer ist. Die DIN 5008 legt deshalb klare Richtlinien für die Abstände fest, um solche Fehler zu vermeiden.

1.2. Abstände für unterschiedliche Briefarten

Nicht jeder Brief erfordert dieselben Abstände. So unterscheiden sich die Anforderungen für Geschäftsbriefe häufig von denen für private Briefe. In Geschäftsbriefen sind die Abstände strenger geregelt, während in privaten Briefen mehr Flexibilität möglich ist.

Beispiele:

• In Geschäftsbriefen müssen der Briefkopf, die Betreffzeile, die Anrede und der Text nach festen Vorgaben ausgerichtet werden, um ein professionelles Bild zu erzeugen.
• In privaten Briefen kann der Schreiber die Abstände individuell anpassen, abhängig vom Inhalt und der Länge des Briefes.

2. Formatierung im Geschäftsbrief nach DIN 5008

Die DIN 5008 gibt konkrete Regeln für die Abstände in Geschäftsbriefen vor. Diese Vorgaben helfen dabei, den Brief übersichtlich und einheitlich zu gestalten. So wird sichergestellt, dass der Text professionell aussieht und leicht zu lesen ist.

2.1. Der Briefkopf und das Anschriftenfeld

Der Briefkopf eines Geschäftsbriefes beginnt in einem festgelegten Bereich auf dem Blatt. Der Abstand zur oberen Blattkante sollte genau 45 mm betragen. Dieser Abstand schafft genug Raum für das Anschriftenfeld, das direkt darunter positioniert wird.

Das Anschriftenfeld enthält die Adresse des Empfängers und hat einen Abstand von etwa 85 mm von der oberen Blattkante. Dies sorgt dafür, dass der Brief in einem Fensterumschlag korrekt sichtbar ist.

2.2. Die Betreffzeile und die Anrede

Die Betreffzeile sollte man unter das Anschriftfeld platzieren, wobei in der Regel mindestens eine leere Zeile dazwischen gesetzt wird. Dieser Abstand hilft, die einzelnen Bereiche des Briefes klar voneinander zu trennen und macht es dem Empfänger einfacher, das Thema des Briefes sofort zu erkennen.

Zwischen der Betreffzeile und der Anrede sollte ebenfalls eine Leerzeile eingefügt werden. Dies schafft eine optische Trennung und erhöht die Lesbarkeit. Ein Geschäftsbrief nach DIN 5008 sieht 1–2 Leerzeilen vor der Anrede vor, um die Struktur übersichtlich zu halten.

2.3. Der Text des Briefes und Absätze

Im Brieftext selbst empfiehlt die DIN 5008 einen Zeilenabstand von 1,5 Zeilen. Dies verbessert die Lesbarkeit des Textes erheblich, da der Text nicht zu gedrängt wirkt. Zusätzlich sollten zwischen den Absätzen immer eine oder zwei Leerzeilen stehen. Diese klare Unterteilung sorgt dafür, dass der Text gut strukturiert und leicht verständlich ist.

Die Wahl der Schriftart und Schriftgröße ist ebenfalls wichtig. Standardmäßig werden Schriftarten wie Arial oder Times New Roman in einer Schriftgröße von 12 Pt empfohlen. Diese Einstellungen garantieren, dass der Text gut lesbar ist und professionell wirkt.

2.4. Grußformel und Unterschrift

Nach der Grußformel wird in der Regel eine leere Zeile eingefügt. Danach folgen zwei Leerzeilen, um Platz für die Unterschrift zu lassen. Die DIN 5008 legt Wert auf eine klare Trennung zwischen der Grußformel und der Unterschrift, um den Brief optisch sauber abzuschließen.

Die Unterschrift sollte handschriftlich sein und kann durch einen Firmenstempel oder eine maschinenschriftliche Wiederholung ergänzt werden, um den Geschäftsbrief offiziell abzuschließen.

3. Absätze im Brief – Wie man Absätze richtig strukturiert

Absätze in einem Brief dienen dazu, den Text zu gliedern und dem Leser das Erfassen der Informationen zu erleichtern. Jeder neue Gedanke oder Informationsblock sollte durch einen Absatz voneinander getrennt werden. Dies sorgt dafür, dass der Brief klar strukturiert ist und der Empfänger den Text leichter lesen kann.

3.1. Was sind Absätze und wofür werden sie verwendet?

Ein Absatz besteht aus einer Gruppe von Sätzen, die einen zusammenhängenden Gedanken oder ein Thema behandeln. In formellen Briefen, insbesondere in Geschäftsbriefen, dienen Absätze dazu, den Text in übersichtliche Blöcke zu unterteilen. Dies verbessert die Lesbarkeit und hilft dem Leser, die wichtigsten Informationen schnell zu erfassen.

3.2. Absätze im Geschäftsbriefen nach DIN 5008

Die DIN 5008 empfiehlt, Absätze im Geschäftsbrief durch eine leere Zeile voneinander zu trennen. Der Zeilenabstand sollte mindestens 1,5 Zeilen betragen. Dies sorgt dafür, dass der Text ausreichend Platz hat und nicht zu gedrängt wirkt.

In einem Geschäftsbrief sollten die Absätze immer logisch aufgebaut sein. Jeder Absatz behandelt ein neues Thema oder einen neuen Gedanken. Ein typischer Geschäftsbrief ist in folgende Absätze gegliedert:

1. Einleitung: Der Grund für das Schreiben.
2. Hauptteil: Die detaillierte Erklärung des Anliegens.
3. Schluss: Eine Zusammenfassung oder Aufforderung zur Reaktion.

4. Briefvorlage für Geschäftsbriefe: Gestaltung nach Din 5008

Hier ist ein Beispiel, wie ein Geschäftsbrief nach den Vorgaben der DIN 5008 aussehen sollte:

Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt

[45 mm Abstand zur oberen Blattkante]

Empfänger: Firma XY
Straße 2
54321 Stadt

[1 Leerzeile]

Betreff: Anfrage zur Kooperation

[1 Leerzeile]

Sehr geehrte Damen und Herren,

[1–2 leere Zeilen]

ich freue mich, Ihnen unsere Dienstleistungen vorstellen zu dürfen. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen im Bereich digitaler Kommunikation und wären gerne bereit, Ihnen ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten.

[1 Leerzeile]

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für ein persönliches Gespräch jederzeit zur Verfügung.

[1 Leerzeile]

Mit freundlichen Grüßen

[Zwei Zeilen leer lassen für Unterschrift]

Max Mustermann

5. Häufige Fehler bei Abständen und Absätzen in Geschäftsbriefen

Auch bei der Einhaltung der DIN 5008-Vorgaben können Fehler vorkommen. Hier sind einige der häufigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt:

5.1. Zu wenig oder zu viel Abstand

Ein häufiger Fehler ist es, zu enge oder zu weite Abstände zwischen den Textblöcken zu setzen. Zu enge Abstände machen den Text unübersichtlich, während zu große Abstände den Brief unfertig wirken lassen.

5.2. Fehlende Leerzeilen zwischen wichtigen Bereichen

Manchmal wird vergessen, zwischen der Betreffzeile, der Anrede oder der Grußformel genügend Leerzeilen einzufügen. Das führt dazu, dass der Brief schwerer zu lesen ist und unprofessionell wirkt.

6. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Abständen in Briefen und Din-Norm

1. Wie viele Leerzeilen sollten nach der Betreffzeile eingefügt werden?
Zwischen der Betreffzeile und der Anrede sollten 1–2 Leerzeilen eingefügt werden, um den Text klar zu strukturieren.

2. Wie viel Abstand muss zwischen der Unterschrift und der Grußformel liegen?
Nach der Grußformel sollten zwei Leerzeilen eingefügt werden, um Platz für die Unterschrift zu lassen.

3. Welche Schriftart sollte ich verwenden?
Die DIN 5008 empfiehlt Schriftarten wie Arial oder Times New Roman in der Schriftgröße 12 Pt.

4. Was passiert, wenn die Abstände nicht korrekt sind?
Unkorrekte Abstände beeinträchtigen die Lesbarkeit des Briefes und lassen ihn unprofessionell wirken.