Persönlichen & formalen Brief schreiben: Aufbau und Struktur

Der Aufbau eines Briefes ist der erste Schritt zu einer klaren und professionellen Kommunikation. Ein gut strukturierter Brief vermittelt nicht nur Informationen, sondern hinterlässt beim Empfänger auch einen positiven Eindruck. Ob ein formeller Geschäftsbrief, ein persönlicher Brief oder ein offizielles Schreiben – der richtige Aufbau spielt in jedem Fall eine entscheidende Rolle.

Jeder Brief – sei es ein offizieller Brief oder ein persönliches Schreiben – besteht aus mehreren festen Bestandteilen. Diese sorgen dafür, dass die Botschaft des Briefes klar vermittelt wird und der Empfänger alle nötigen Informationen auf einen Blick erkennt.

Ein durchdachter Aufbau erleichtert dem Empfänger das Lesen und Verstehen des Inhalts. Ein unstrukturierter Brief kann schnell Verwirrung stiften und wichtige Informationen könnten übersehen werden. Daher ist es wichtig, den Brief klar zu gliedern und ihn in sinnvolle Abschnitte zu unterteilen. Im Folgenden zeigen wir dir, wie du den Aufbau eines Briefes meisterst und welche Bestandteile unbedingt enthalten sein sollten.

2. Der richtige Aufbau eines formellen Briefes

Ein formeller Brief folgt festen Regeln, die sicherstellen, dass der Empfänger die Nachricht klar und professionell erhält. Ein gut strukturierter Brief hinterlässt einen positiven Eindruck und kann helfen, Missverständnisse zu vermeiden. In diesem Abschnitt erfährst du Schritt für Schritt, wie du den Aufbau eines formellen Briefes richtig gestaltest.

2.1. Der Briefkopf: Absender, Empfänger und Datum

Der Briefkopf ist der erste Teil eines formellen Briefes. Er enthält wichtige Informationen über den Absender, den Empfänger und das Datum, sodass der Empfänger sofort weiß, von wem der Brief kommt und wann er geschrieben wurde.

2.1.1. Versender und Adresse im formalen Brief

Oben links im Briefkopf steht der Absender. Hier gibst du deinen vollständigen Namen und deine Adresse an. Achte darauf, dass der Verfasser gut sichtbar ist, da der Empfänger sofort erkennen sollte, von wem der Brief kommt. In geschäftlichen Briefen wird auch oft das Firmenlogo an dieser Stelle platziert.

2.1.2. Ort und Datum – So machst du es richtig

Direkt unter dem Versender folgt das Datum und der Ort, an dem der Brief verfasst wurde. Diese Angabe ist wichtig, da sie zeigt, wann der Brief erstellt wurde. Im Deutschen wird das Datum meist in der Form „Tag.Monat.Jahr“ geschrieben, zum Beispiel: „15.10.2024“. Der Ort wird dem Datum vorangestellt, beispielsweise: „Berlin, 15.10.2024“.

2.1.3. Adresse des Empfängers

Unter dem Datum steht die Adresse des Empfängers. Diese sollte vollständig und korrekt angegeben werden, um sicherzustellen, dass der Brief den richtigen Empfänger erreicht. Dazu gehören der vollständige Name, die Straße, die Postleitzahl und der Ort des Empfängers. In geschäftlichen Briefen kann auch die Position des Empfängers innerhalb eines Unternehmens angegeben werden, zum Beispiel:

Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt

2.1.4. Betreffzeile – Worum es in dem Brief geht

Die Betreffzeile ist ein wichtiger Bestandteil eines formalen Briefes, da sie dem Empfänger auf einen Blick zeigt, worum es in dem Schreiben geht. Sie steht unter der Adresse des Empfängers und ist in einer klaren, prägnanten Formulierung gehalten. Ein Beispiel für eine gute Betreffzeile wäre:

„Anfrage zur Terminvereinbarung“

Die Betreffzeile sollte sachlich und informativ sein, damit der Empfänger sofort weiß, was ihn erwartet. Im Deutschen wird die Betreffzeile in der Regel nicht mit einem Punkt abgeschlossen.

2.2. Die Anrede im formalen Brief – Wie du richtig beginnst

Die Anrede ist ein wesentlicher Bestandteil eines formellen Briefes. Sie vermittelt Respekt und gibt dem Empfänger das Gefühl, persönlich angesprochen zu werden. Die Wahl der Anrede hängt von der Beziehung zum Empfänger und der Form des Briefes ab. Ob du einen persönlichen oder einen formellen Brief schreibst, spielt eine wichtige Rolle.

2.2.1. Anrede für formelle Briefe

In einem formellen Brief solltest du immer mit einer förmlichen Anrede beginnen, vor allem, wenn du den Empfänger nicht persönlich kennst. Die häufigste Anrede lautet „Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]“. Diese Formulierung zeigt Höflichkeit und Respekt. Ein Beispiel wäre:

„Sehr geehrter Herr Müller,“
„Sehr geehrte Frau Schmidt,“

Falls der Empfänger einen akademischen Titel hat, sollte dieser in die Anrede integriert werden, um die formale Distanz und den Respekt zu wahren:

„Sehr geehrter Herr Dr. Meier,“
„Sehr geehrte Frau Professorin Schmidt,“

Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst, verwendest du die neutrale Form „Sehr geehrte Damen und Herren“. Diese Anrede ist besonders nützlich, wenn du an eine Organisation oder eine Behörde schreibst.

2.2.2. Anrede für persönliche Briefe

Im Gegensatz dazu kannst du in persönlichen Briefen eine etwas lockerere Anrede verwenden, insbesondere wenn du den Empfänger gut kennst. Hier sind Formulierungen wie „Liebe Frau Müller“ oder „Lieber Herr Schmidt“ üblich. Diese Anredeform wirkt freundlicher und persönlicher:

„Liebe Frau Müller,“
„Lieber Herr Schmidt,“

Die Anrede in einem persönlichen Brief verleiht dem Schreiben eine vertraute Note, sollte aber trotzdem immer höflich und respektvoll sein.

2.3. Brief Aufbau – Struktur und Absätze

Der Hauptteil eines Briefes ist der zentrale Abschnitt, in dem du deine Botschaft klar und verständlich vermittelst. Ein gut strukturierter Hauptteil erleichtert es dem Empfänger, deine Argumente oder Informationen nachzuvollziehen.

2.3.1. Der Einstieg – Den Brief richtig beginnen

Der erste Satz im Hauptteil sollte klar und direkt sein. Vermeide lange Einleitungen und komme schnell zum Punkt. Ein Beispiel für einen guten Einstieg in einen formellen Brief wäre:

„Hiermit möchte ich Sie über die bevorstehende Veranstaltung informieren…“
Oder in einem persönlichen Brief:
„Ich hoffe, es geht dir gut. Ich wollte dir schon lange schreiben und freue mich, dir von meiner Reise zu erzählen…“

2.3.2. Der Hauptteil – Informationen klar vermitteln

Im Hauptteil solltest du dein Anliegen sachlich und strukturiert darstellen. Achte darauf, die Informationen in logischer Reihenfolge zu präsentieren, damit der Empfänger dem Inhalt leicht folgen kann. Je nachdem, ob es sich um einen formellen oder einen persönlichen Brief handelt, variiert der Stil.

In einem formalen Brief ist es wichtig, präzise und höflich zu sein, während du in einem persönlichen Brief ruhig etwas mehr Emotionen und Details einbringen kannst.

2.3.3. Die richtige Struktur für Absätze

Absätze sind entscheidend, um den Text übersichtlich zu gestalten. Ein gut strukturierter Brief verwendet kurze, prägnante Absätze, um verschiedene Themen klar voneinander zu trennen. Jeder Absatz sollte sich auf ein spezifisches Thema konzentrieren. Ein typischer Brief hat folgende Struktur:

Einleitung: Einführung in das Thema.
Hauptteil: Detaillierte Informationen oder Argumente.
Schluss: Zusammenfassung oder Aufforderung zum Handeln.

2.3.4. Wichtige Inhalte hervorheben – fett oder kursiv

Manchmal ist es notwendig, bestimmte Informationen im Hauptteil hervorzuheben. Du kannst Text fett oder kursiv formatieren, um wichtige Punkte zu betonen, wie z. B. eine Frist oder eine zentrale Forderung:

„Bitte senden Sie uns die Unterlagen bis spätestens 15. Oktober zurück.“

2.4. Die Grußformel und die Unterschrift

Ein formeller Brief endet mit einer passenden Abschlussformel und der Unterschrift. Diese Elemente sind ebenso wichtig wie der Hauptteil, da sie dem Brief den letzten Schliff geben und das gesamte Schreiben abrunden.

2.4.1. Die richtige Grußformel wählen

Die Grußformel steht am Ende eines jeden Briefes und leitet den Abschluss des Schreibens ein. Sie sollte zum Ton des Briefes passen und dem Empfänger den richtigen Eindruck vermitteln. In einem formalen Brief sind Grußformeln wie:

„Mit freundlichen Grüßen“
oder
„Hochachtungsvoll“

die gebräuchlichsten. Diese Formulierungen sind förmlich und drücken den nötigen Respekt gegenüber dem Empfänger aus. Es ist wichtig, nach der Schlussformel kein Komma zu setzen. Das gilt besonders für offizielle Schreiben und geschäftliche Korrespondenz.

In einem persönlichen Brief kann die Formel etwas freundlicher und informeller sein, zum Beispiel:

„Herzliche Grüße“
oder
„Viele Grüße“

Hier kannst du die Formel den persönlichen Beziehungen anpassen, doch auch in einem persönlichen Brief sollte der Ton höflich und respektvoll bleiben.

2.4.2. Unterschrift – Wo sie steht und wie sie aussieht

Nach der Grußformel folgt die Unterschrift. In einem formellen Brief wird die Unterschrift zwei bis drei Zeilen unterhalb der Abschlussformel eingefügt. Der Name des Absenders kann darunter entweder handschriftlich oder maschinell angegeben werden. In einem gedruckten Brief wird der Name in der Regel per Hand unterschrieben, während bei einer E-Mail der volle Name unter der Formel steht.

Beispiel:

„Mit freundlichen Grüßen“
(zwei Zeilen Abstand)
Max Mustermann

Wenn du einen persönlichen Brief schreibst, kannst du die Unterschrift ebenfalls handschriftlich setzen. Das verleiht dem Schreiben eine persönlichere Note.

3. Einen persönlichen Brief schreiben

Der Aufbau eines persönlichen Briefes unterscheidet sich in einigen Punkten von einem formellen Brief, folgt jedoch auch festen Regeln. Ein persönlicher Brief sollte klar strukturiert sein, auch wenn der Ton lockerer ist.

3.1. Der Aufbau eines persönlichen Briefes

Ein persönlicher Brief enthält im Wesentlichen dieselben Bausteine wie ein formeller Brief, doch die Formulierungen sind oft weniger steif und formell. Hier sind die wichtigsten Elemente:

3.1.1. Absender, Empfänger und Anrede

Auch im persönlichen Brief beginnt der Aufbau mit der Adresse des Absenders und der Adresse des Empfängers. Es folgt das Datum, das den Zeitpunkt des Schreibens angibt. Die Anrede in einem persönlichen Brief ist in der Regel persönlicher als in einem formalen Brief. Du kannst „Liebe/r“ oder „Hallo“ verwenden, zum Beispiel:

„Liebe Anna,“
„Lieber Paul,“

Je nach Beziehung zum Empfänger kann die Anrede etwas lockerer sein, sollte jedoch immer freundlich und respektvoll bleiben.

3.1.2. Der Text – persönlich, aber gut strukturiert

Im Hauptteil eines persönlichen Briefes hast du mehr Freiheit, emotionale oder alltägliche Themen anzusprechen. Dennoch sollte der Brief gut strukturiert sein, um sicherzustellen, dass der Empfänger die Botschaft klar versteht. Vermeide zu lange Absätze und wechsle zwischen verschiedenen Themen klar ab, um die Lesbarkeit zu verbessern. Es hilft, wichtige Ereignisse oder Nachrichten deutlich zu machen:

„Ich wollte dir von meiner letzten Reise erzählen, es war wirklich fantastisch…“
oder
„Ich habe neulich an dich gedacht und mich gefragt, wie es dir geht…“

3.1.3. Die Grußformel und Unterschrift in einem persönlichen Brief

Auch in einem persönlichen Brief darf die Grußformel nicht fehlen. Sie sollte zur Beziehung zum Empfänger passen, beispielsweise:

„Alles Liebe,“
„Bis bald,“

Die Unterschrift kann ebenfalls per Hand erfolgen oder in einer E-Mail digital unter der Schlussformel stehen. In einem persönlichen Schreiben kann die Unterschrift oft etwas lockerer ausfallen:

„Deine Sarah“
„Bis bald, Michael“

4. Persönlichen oder Formalen Brief schreiben: Musterbrief mit Briefkopf und Betreffzeile

Beispiele und Musterbriefe helfen, den theoretischen Aufbau eines Briefes besser zu verstehen und in der Praxis umzusetzen. Ob es sich um einen offizielles Anschreiben oder einen persönlichen Brief handelt, ein gut strukturiertes Beispiel kann dir dabei helfen, deinen eigenen Brief zu verfassen.

4.1. Beispiel: Aufbau eines offiziellen Briefes

Ein offizieller Brief folgt klaren Regeln und einer festen Struktur. Hier ist ein Beispiel, wie so ein Brief aufgebaut sein könnte:

Max Mustermann
Musterstraße 123
12345 Musterstadt
(Ort und das Datum: Berlin, 15.10.2024)

Herr Dr. Paul Meier
Beispiel GmbH
Beispielstraße 456
98765 Beispielstadt

Betreff: Anfrage zu einem Termin

Sehr geehrter Herr Dr. Meier,

hiermit möchte ich einen Termin für ein persönliches Gespräch vereinbaren. Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir einen Termin am 20. Oktober 2024 bestätigen könnten.

Mit freundlichen Grüßen
(zwei Zeilen Abstand)
Max Mustermann

In diesem Beispiel siehst du den klassischen Aufbau eines offiziellen Anschreibens mit allen wichtigen Elementen: dem Absender, der Adresse des Empfängers, der Betreffzeile, der Anrede, dem Hauptteil und der Grußformel mit Unterschrift.

4.2. Beispiel: Aufbau eines persönlichen Briefes

Ein persönlicher Brief kann informeller sein, sollte aber dennoch eine gewisse Struktur aufweisen. Hier ein Beispiel:

Lisa Sommer
Sommerweg 45
54321 Sommerstadt
(Ort und das Datum: Sommerstadt, 12.09.2024)

Liebe Anna,

wie geht es dir? Ich hoffe, es ist alles in Ordnung bei dir. Ich wollte dir schon seit Wochen schreiben und freue mich, endlich die Zeit gefunden zu haben.

Ich habe viel zu erzählen und hoffe, wir können uns bald wiedersehen.

Alles Liebe,
(zwei Zeilen Abstand)
Lisa

Dieses Beispiel zeigt, wie du einen persönlichen Brief locker, aber dennoch strukturiert schreiben kannst. Die Anrede ist freundlicher, der Text persönlicher und die Grußformel ist dem informellen Ton angepasst.

5. Häufige Fehler beim Aufbau eines Briefes und wie man sie vermeidet

Auch bei einem gut durchdachten Aufbau eines Briefes können Fehler unterlaufen. Im Folgenden gehen wir auf einige der häufigsten Fehler ein und erklären, wie du sie vermeiden kannst.

5.1. Falsche Anrede oder Grußformel

Eine unpassende Anrede kann schnell den falschen Ton setzen. Besonders in einem formalen Brief solltest du immer auf die richtige Form achten. Vermeide es, den Empfänger nur mit „Hallo“ oder „Hey“ anzusprechen, wenn du einen förmlichen Brief schreibst. Ebenso sollte die Grußformel dem Anlass angemessen sein. In einem formellen Schreiben ist „Mit freundlichen Grüßen“ angemessen, während in einem persönlichen Brief „Viele Grüße“ besser passt.

Vermeide:

Zu lockere Formulierungen wie „Hi“ oder „Hey“ in einem formalen Brief.
Eine unpassende Grußformel wie „Ciao“ in einem geschäftlichen Schreiben.

5.2. Unstrukturierter Hauptteil – Wie du den roten Faden behältst

Ein häufiger Fehler ist ein unstrukturierter Hauptteil, der zu viele Informationen in einem einzigen Absatz bündelt. Vermeide es, lange Absätze ohne klare Unterteilung zu schreiben. Teile deinen Hauptteil in logische Abschnitte und achte darauf, dass der Empfänger der Struktur gut folgen kann.

Vermeide:

Zu lange Absätze und unklare Übergänge zwischen verschiedenen Themen.
Informationen ohne Einleitung oder Abschluss, was den Empfänger verwirren könnte.

5.3. Unterschrift oder Betreffzeile vergessen

Es passiert häufiger als man denkt: Du schreibst den Brief, bist fast fertig, und plötzlich fehlt die Betreffzeile oder die Unterschrift. Vor allem bei einem offizieller Korrespondenz ist die Betreffzeile essenziell, um den Empfänger direkt über den Inhalt des Schreibens zu informieren. Eine fehlende Unterschrift kann das Schreiben unvollständig wirken lassen.

Vermeide:

Das Vergessen der Betreffzeile in einem formalen Brief.
Eine fehlende oder zu lockere Unterschrift in einem offiziellen Schreiben.

6. Fazit: Brieftext als Schlüssel zur gelungenen Kommunikation

Ein gut durchdachter Aufbau eines Briefes ist entscheidend für eine klare und wirkungsvolle Kommunikation. Ob du einen formellen Brief oder einen persönlichen Brief schreibst, die Struktur des Schreibens hilft dem Empfänger, die Nachricht leicht zu verstehen und richtig einzuordnen.

Bei einem formellen Brief sind der Briefkopf, die Anrede, der Hauptteil, die Grußformel und die Unterschrift essenzielle Bestandteile, die in einer festen Reihenfolge eingehalten werden müssen. Ein formeller Brief sollte immer respektvoll und sachlich formuliert sein. Wichtig ist auch die Betreffzeile, die dem Empfänger auf einen Blick vermittelt, worum es in dem Schreiben geht.

In einem persönlichen Brief hast du mehr Freiheiten, was die Sprache und den Ton betrifft. Trotzdem ist auch hier ein klarer Aufbau wichtig, um den Leser nicht zu verwirren. Eine freundliche Anrede, gut strukturierte Absätze und eine passende Grußformel sind auch in privaten Schreiben essenziell.

Unabhängig davon, ob du einen persönlichen Brief oder ein offizielles Schreiben verfasst – achte darauf, dass dein Brief klar gegliedert, höflich formuliert und optisch ansprechend gestaltet ist. Mit einem guten Briefaufbau machst du immer einen positiven Eindruck und stellst sicher, dass deine Nachricht genau so ankommt, wie du es möchtest.