Offiziellen und formalen Brief schreiben: aber richtig!
Will man einen offiziellen deutschen Brief schreiben, hat man gewisse Vorgaben zu beachten. Es soll ja alles seine Ordnung haben!
Der Aufbau eines formellen Briefes ist standardisiert, damit der Empfänger sofort die wichtigsten Informationen erfassen kann. Jeder Teil des Briefes hat seine eigene Funktion, vom Briefkopf bis zur Unterschrift.
Formellen Brief schreiben: Struktur und Aufbau
Ein formales Anschreiben besteht in der Regel aus mehreren festen Bestandteilen, die sich in eine logische Reihenfolge fügen:
- Briefkopf: Hier gehören die Adresse des Absenders, das Datum und die Empfängeradresse hin. Der Briefkopf enthält außerdem Informationen zur Betreffzeile und gegebenenfalls eine Anrede.
- Betreffzeile: In der Betreffzeile fasst du in wenigen Worten zusammen, worum es in deinem Brief geht. Sie sollte klar und prägnant sein.
- Anrede: Die Anrede spielt in formellen Briefen eine wichtige Rolle. Verwende immer eine korrekte Anrede wie „Sehr geehrter Herr“ oder „Sehr geehrte Frau“, gefolgt vom Nachnamen des Empfängers.
Der Brieftext
Der formale Brieftext ist der Kern des Schreibens und sollte klar und gut strukturiert sein. Hier ist der typische Aufbau des Brieftextes:
- Einleitung: Stelle dich kurz vor oder erkläre in ein paar Sätzen den Zweck deines Briefes. Ein Beispiel könnte sein: „Mit diesem Schreiben bewerbe ich mich um die ausgeschriebene Position als…“
- Hauptteil: Der Hauptteil enthält die wichtigsten Informationen. Hier legst du detailliert dar, worum es geht, ob es sich um eine Beschwerde, eine Bewerbung oder eine Anfrage handelt. Achte darauf, sachlich und präzise zu bleiben.
- Schluss: Der Schlussteil des Briefes fasst das Anliegen noch einmal kurz zusammen und endet mit einer höflichen Aufforderung oder einem Dank. Du könntest schreiben: „Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und stehe für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.“
Unterschrift und Abschluss und Grußformel
Ein formeller Brief endet immer mit einer höflichen Grußformel und einer Unterschrift. Die Grußformel sollte der Formalität des Schreibens entsprechen, etwa „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“. Unter der Grußformel folgt die Unterschrift des Absenders, in Geschäftsbriefen ergänzt durch die Ort und Datum-Angabe.
Formale Anforderungen – DIN 5008 und der Aufbau eines Briefes
Die DIN 5008 legt die Regeln für die Gestaltung von Geschäftsbriefen fest und ist die Grundlage für viele formelle Briefe in Deutschland. Sie regelt, wie der Briefkopf, die Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und der Brieftext zu strukturieren sind. Im Zuge dessen auch, wie der Umschlag zu beschriften ist. Wer einen formellen Brief verfassen möchte, sollte sich an diese Regeln halten, um ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren.
Form und Layout nach DIN 5008
Die DIN 5008 sorgt dafür, dass formale Briefe nicht nur optisch ansprechend, sondern auch gut lesbar sind. Ein korrekt gestalteter Brief erleichtert es dem Empfänger, die Informationen schnell zu erfassen. Hier sind die wichtigsten Punkte:
- Absenderadresse: Diese wird in der Regel oben links oder oben rechts platziert. Wichtig ist, dass die Adresse vollständig und korrekt ist, inklusive Vor- und Nachname, Straße, Postleitzahl und Ort.
- Empfängeradresse: Die Empfängeranschrift steht weiter unten und beginnt in der Regel etwa 5 cm von der oberen Blattkante. Sie enthält den Namen und die Anschrift des Empfängers, genauso wie den Titel, falls vorhanden.
- Betreffzeile: Die Betreffzeile folgt direkt nach der Empfängeradresse, wird aber ohne das Wort „Betreff:“ eingeleitet. Sie sollte klar formuliert sein und das Hauptthema des Briefes zusammenfassen.
- Ort und Datum: Diese Angaben stehen rechtsbündig über der Empfängeradresse. Das Datum wird in Deutschland nach dem Format TT.MM.JJJJ geschrieben.
Positionierung der wichtigsten Elemente: Briefkopf, Betreffzeile
Damit der offizielle Brief übersichtlich bleibt, ist die Positionierung der einzelnen Elemente entscheidend:
- Absender: Immer oben links oder rechts.
- Empfänger: Etwa 5 cm von der oberen Kante entfernt, linksbündig.
- Betreffzeile: Zwischen der Empfängeradresse und der Anrede. Sie sollte hervorgehoben oder fettgedruckt sein.
- Unterschrift: Am Ende des Briefes, unter der Grußformel.
Achte bei der Erstellung eines formellen Briefes auch auf die richtige Verwendung von Kommas und Satzzeichen, um Professionalität und Klarheit zu wahren.
Beispiele und Briefvorlage für formale Briefe
Willst du einen formalen Brief schreiben, findest du im Folgenden einige Musterschreiben, die in unterschiedlichen Situationen verwendet werden können. Diese Beispiele sollen dir helfen, den richtigen Ton und die passende Struktur zu finden.
Bewerbungsschreiben
Ein Bewerbungsschreiben ist einer der häufigsten formellen Briefe, die verfasst werden. Es muss professionell, präzise und gut strukturiert sein, um den Empfänger sofort zu überzeugen. Hier ein Beispiel:
Bewerbung als Marketing-Manager
Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
[Ort und Datum]
Sehr geehrter Herr Müller,
mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenanzeige gelesen und bewerbe mich hiermit um die Position des Marketing-Managers in Ihrem Unternehmen. Meine Berufserfahrung und meine Kenntnisse im Bereich der digitalen Kommunikation machen mich zum idealen Kandidaten für diese Position.
Ich freue mich auf ein persönliches Gespräch, in dem ich Ihnen mehr über meine Qualifikationen und meine Motivation erzählen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Kündigungsschreiben
Ein Kündigungsschreiben muss höflich, aber dennoch sachlich und bestimmt formuliert sein. Achte darauf, dass alle wichtigen Informationen wie Kündigungsdatum und Vertragsdetails enthalten sind.
Kündigung meines Mietvertrags
Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
[Ort und Datum]
Sehr geehrte Frau Schmidt,
hiermit kündige ich den bestehenden Mietvertrag für die Wohnung in der Musterstraße 1, 12345 Musterstadt, fristgerecht zum [Datum]. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung schriftlich.
Ich danke Ihnen für die gute Zusammenarbeit und verbleibe
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Beschwerdeschreiben
Wenn du schon einen unangenehmen Brief schreiben musst, dann richtig. Ein Beschwerdeschreiben sollte höflich, aber deutlich formuliert sein. Hier ist eine Briefvorlage für eine formelle Beschwerde:
Beschwerde wegen defekter Ware
Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
[Ort und Datum]
Sehr geehrter Herr Meier,
ich habe am [Datum] eine Kaffeemaschine (Modell XYZ) in Ihrem Onlineshop bestellt. Leider funktioniert das Gerät nicht einwandfrei. Trotz mehrmaliger Versuche tritt immer wieder ein Defekt auf.
Ich bitte Sie um einen Austausch des defekten Geräts oder eine vollständige Rückerstattung des Kaufpreises. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieses Schreibens und teilen Sie mir mit, wie Sie weiter verfahren möchten.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
5. Häufige Fehler beim Schreiben eines formellen Briefes
Auch beim Schreiben eines formellen Briefes passieren oft Fehler, die den professionellen Eindruck schmälern können. Hier sind einige häufige Fehler, die du vermeiden solltest:
Fehler in der Struktur und der Ansprache
- Falsche Anrede: Verwende immer die korrekte Anrede. Achte beim Brief schreiben darauf, ob der Adressat einen akademischen Titel trägt.
- Fehlende Betreffzeile: Ein formeller Brief sollte immer eine Betreffzeile enthalten, um das Thema klar zu benennen.
Falsche oder unklare Formulierungen
- Zu lockerer Ton: Bleibe immer sachlich und höflich. Emotionale Formulierungen kannst du dir für persönliche Briefe aufsparen. In einem Geschäftsbrief hat das nichts zu suchen.
- Lange und verschachtelte Sätze: Halte deine Sätze kurz und prägnant, um die Verständlichkeit zu gewährleisten.
Fazit – So schreibst du einen offiziellen Brief richtig
Wir sehen: Das Schreiben eines formellen Briefes erfordert eine klare Struktur, präzise Formulierungen und die Einhaltung bestimmter Regeln, wie sie in der DIN 5008 festgelegt sind. Von der Anrede über die Betreffzeile bis hin zur Unterschrift – jeder Teil des Briefes trägt dazu bei, dass dein Schreiben professionell und seriös wirkt. Mit den genannten Beispielen und Vorlagen hast du eine solide Grundlage, um in jeder Situation den passenden formellen Brief zu verfassen.